从客户邮件提取信息，与把工单直接提交到生产系统，是两个不同阶段。流程设计需要明确每一步的确认人。
先画出原来的业务流程
以售后工单为例，把收到请求、提取信息、补充材料、确定负责人、创建工单和反馈客户分别写清。记录哪些信息来自邮件，哪些来自订单系统，哪些必须由工作人员确认。流程图要包含失败分支：客户身份未确认、订单找不到或信息相互冲突时，应转入人工处理。
把动作按影响程度拆开
查询资料、生成草稿、创建内部记录和发送外部消息，可以采用不同的授权条件。初期可让智能体只提取字段和准备草稿，业务人员审核后执行。涉及订单状态、退款、合同或客户通知等动作时，按企业现有制度确定审批和记录要求，不能因为模型能够调用接口就自动扩大权限。
给工具接口明确输入和返回结果
例如创建工单需要客户标识、业务分类、问题摘要和责任部门，缺少必填项时应返回明确错误。模型生成的字段也要经过系统校验。重复提交要有识别机制，工具调用要能查到时间、操作者和结果；失败不能被一段自然语言“处理完成”掩盖。
测试成功流程，也测试停下来的流程
准备正常请求、缺失信息、无权限、接口超时、重复请求和客户邮件包含异常指令的样本。检查系统是否会追问、拒绝或转人工，是否留下可复核记录。通过标准应分别看字段正确性、动作执行结果和权限隔离，避免只凭演示对话评估系统。
上线前明确接管和复盘机制
业务负责人需要知道如何暂停自动执行、怎样重试失败任务，以及已执行动作如何复核。试点可以先限制岗位、业务类型和操作次数，观察一段时间后再扩大范围。时间和数量由项目双方确定，不应把通用建议写成固定交付承诺。
怎样形成清楚的需求说明
向企鹅智媒等服务团队沟通时，提供现有流程、样本请求、可用系统接口、角色权限和验收标准。先回答“这一步由谁负责”，再讨论“用什么模型”。本指南是企业AI建设的编辑方法建议，具体项目中的系统适配、合规要求和实际成果需另行核验。